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综合办公室管理制度(汇总版).doc

综合办公室管理制度(汇总版)

燕华
2019-07-03 0人阅读 举报 0 0 暂无简介

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ZHBGS(ZZ)徐州捷隆机电设备有限公司综合办公室管理制度一、印鉴管理、公司行政、财务、合同等公务用章实行统一管理专人负责。、要建立登记制度加强监控严格把关出现问题要追究管理人的责任。、公务用章必须置于保险柜存放不准将印章放于明处。、因签订合同或特殊情况需将印章携带外出的需报经项目经理批准由印章管理人登记备案并专人保管以防失窃。、印章管理人要经常检查定期清洁确保良好使用效果。本人外出时经项目经理同意后可将印章委托保管并办理好相关手续。、公文、合同、信函、重要资料及日常事务性等用章需由项目经理批准。、使用印章时由使用人将材料整理完备并填写登记表后按规定报批方可盖章。、使用印章应将时间、编号、用章部门、内容、经办人等相关情况详细登记已备查阅。、加盖印章后对于上报下发的公文、函件、资料等入工作需要应复印留存。用章情况管理人同机输入计算机内已备审查。、加强用章管理确保万无一失。杜绝因使用和管理不当造成经济损失和引起经济纠纷。否则将承担为此造成的相关责任。二、办公财产管理、综合办要严格审查、核定各部门申报的办公用品购置计划严格控制办公费用支出。、办公用品由综合办统一购置、保管未经批准不得随意购置(特殊情况例外)。、综合办严格执行办公用品领用手续厉行节约遵循领用定时、限额、限量原则。领用者应妥善保管并节约使用办公用品。、各部门要由专人负责领取物品并在领取单上签字由综合办登记造册保管。、各部门办公用品或财产要认真管理实行部门领导负责制办公财产在保修期内如有损坏由保修单位负责维修保修期后如因部门原因或个人原因损坏、丢失由部门或个人负责。、单位任何办公用品及财产不得流失或据为己有否则将追究相关人员责任。、因工作需要配备给个人的用品在工作调动或离岗之前必须归还单位正常易损品除外。、综合办要将公司所有财物分类记入台帐定期盘点、核查并将核查情况汇总上报总经理。三、会务管理、综合办须及时发出会议通知并向与会者明确召开会议的时间、地点、参加人员、会议内容、目的以及与会人员须携带的文件材料和其它相关事项。、综合办须认真做好会议记录并做到会议结束后的文件退收工作会议文件的立卷归档会议文件汇编完善会务工作。、对相关部门执行会议决议情况进行督办并将其执行结果注册归档。、内部会议必须做到保密。、若举办大型会议必须事先开好工作人员会让其明确与会者的各自分工以便各负其责相互衔接密切配合保证会议顺利进行。、爱护会议室的设施保持会议室清洁任何人不得将会议室的桌椅、茶具、烟缸等财产带出去。四、公司日常支出的核准、各部门办公费由综合办严格参照年初预算支出计划中的数额核定差旅费用标准依据《财务管理制度》中的规定执行。、各种费用的报销先由部门负责人签字、会计审核票据然后由综合办主任核准、签字最后由总经理批准签字后支付。、公司人员的聘用、填写本公司求职申请表。a)各部门在年初须将人力资源计划表、部门年度增员计划说明表上交综合办主任综合办整理综合后将人员招聘计划表上报总经理。b)应聘人员应有面试邀约表、面试安排表、求职申请表、复试人员初审信息表。c)新员工应有员工入职登记表、员工基本信息表、员工转正申请表。d)凡有以下情形之一者除因情况特殊经总经理核准者外不得任用。、剥夺公民权利尚未复权者。、受有期徒刑公告或通缉尚未结案者。、吸食毒品或其他代用品者。、身体缺陷、患传染病或健康欠佳者。、未满十五岁者。六、辞退和辞职一、为加强本公司纪律提高员工队伍素质增强公司的活力促进公司的发展特制定本条例。二、公司对有下列行为之一者给予辞退:、一年之内记过三次者。、连续旷工日或月累计旷工日及以上者全年累计旷工日者。、营私舞弊挪用公款收受贿赂、酬金者。、工作疏忽贻误要务致使公司蒙受重大损失者。、违抗命令擅离职守情节严重者。、聚众罢工、怠工造谣生事破坏生产秩序者。、仿效上级主管人员签字盗用印鉴或涂改公司文件者。、有破坏、窃取、毁弃、隐匿公司设施、财物及文件资料等行为使公司业务遭受损失者。、品行不端、行为不检屡教不改者。、擅自离职为其它公司工作者。、违背国家法令或公司规章情节严重者。、泄露业务秘密情节严重者。、为个人利益虚报工单、冒领各项费用者。、年终考绩不合格者。、工作期间因受刑事处分者。、员工在试用期内被发现不符合录用条件者。、严重损毁公司形象影响恶劣者。三、本公司辞退员工时应于事前七日内告之并由其所在主管向员工出具《员工辞退通知书》。四、被辞退员工无理取闹、纠缠领导影响本公司正常生产和工作秩序的本公司将报公安部门按照《治安管理处罚条例》的有关规定处理。五、综合部在辞退员工后应及时登记并更新员工花名册记录。六、公司各部门辞退员工必须经综合办备案总经理审核批准方可执行。七、本公司员工因故辞职时应首先向综合办索要《离职申请表》填写后交上级主管签发意见再送综合办审核。八、公司员工无论以任何理由提出辞职申请自提出之日起交接所有岗位工作及相关资料交接完全后方可辞职。九、员工辞职申请被核准后在离开公司前应填写《移交清单》办理移交手续。十、员工辞退、辞职手续未按规定程序办理公司有关部门应视其情况按有关规定妥善处理否则由部门负责人承担责任。七、教育与培训、本公司举办各种定期或不定期的业务教育与培训为公司打造高绩效的团队。、有关教育与培训其参加人员、课程、时间、地点等按《公司员工培训计划》办理。、本公司为了教育与培训的顺利执行需指派有关人员担任课务负责人被指派者不得借故推诿而应认真负责各项事务。、员工培训分为:、职前培训:新进人员应实施职前培训由综合办统筹办理具体内容为:()公司简介及《综合管理制度》的讲解。()业务特点、作业规定及工作需求的说明。()指定有经验的专业人员辅导作业。、在职培训员工应不断研究学习本职技能各级主管应随机施教以求精进。、专业培训:视业务需要挑选优秀干部到各职业培训机构接受专业培训。回公司后就ldquo理论与实践的结合rdquo提交书面报告开课讲授使本公司同事共享其利或邀请专业学者来本公司做系列专题讲座以增进员工专业综合素质。、员工培训待遇及义务、公司委派专职人员学习其学费、旅差费按公司规定给予报销。、凡参加各类短期培训者需由本人向公司综合办公室提出申请根据公司需要由总经理批准方可参加。、员工参加培训其计划表、记录表、考核表如实填写后存档。八、考勤管理办法为了使本公司员工养成守时出勤的习惯遵守劳动纪律提高工作效率创造一个良好的工作环境特制定公司员工出勤管理办法。凡本公司员工的出勤管理均依照本办法之规定执行。一、公司员工工作日上下班时间规定:公司本部员工:上午::mdashmdash:下午::mdashmdash:二、公司员工周工作天数规定:、公司本部员工周工作天数需根据公司的工作情况而定通常为天制。特殊情况下具体工作天数由综合办公室拟定呈报总经理核准后执行。、公司工程项目部员工的周工作天数根据项目的施工情况由项目部经理拟定呈报总经理核准后执行。三、一般出勤规定:、迟到:上班后十五分钟内未进行打卡签到视为迟到。上班后半小时未到视为旷工半天。有偶发事件迟到需报主管部门核准办理请假手续。迟到次数的计算以月为限。累计迟到三次(不含三次)不满六次按旷工半天计累计迟到超过六次按旷工一天计以后每迟到三次按旷工半天计。、早退:下班前十五分钟内进行指纹签退。提前二十分钟指纹签退视为早退。月早退累计超过三次未满六次按旷工半天计累计超过六次按旷工一天计以后每迟到三次按旷工半天计。、旷工:请假未批准或假期已满未续(续假需请部门主管呈报总经理批准)而擅自不到者视为旷工。员工旷工一天扣发当日工资旷工两天或两天以上加倍扣发。连续旷工四天或全月累计旷工四天以上者解聘。员工旷工不满半天按半天计。四、公司员工加班:员工每日应办事项应当日完成。如遇特殊情况或紧急事务必须在上班时间外完成须填写《加班申请单》且必须在规定时间内完成。因故不能加班者事先征得部门主管同意方可离开工作岗位。各部门对所属人员的加班申请事项应认真核实。员工在加班时间内擅离职守且完不成任务除不核发加班费外还要视情节轻重予以惩处。加班结束后要在加班单上注明加班时间内的工作内容。公司员工在国家法定日加班由总经理酌情考虑。五、哺乳期间女员工上下班规定:哺乳期间女员工上下班时间:上班前可晚半小时签到下班前可提前十五分钟签退。六、公司所属员工的考勤从已聘用并通知上班之日起开始月底由部门主管将考勤表呈报总经理总经理核准签字后交财务主管依公司相关规定办理。九、员工请假管理办法为了使公司内部管理规范化、制度化使公司员工请假时有章可循特制定本办法凡公司员工请假均依照本办法之规定执行。一、请假手续公司本部员工请假先到综合办公室领取《请假申请表》填妥请假日期、请假事由及相关项目报请部门直接上级主管核准后方可请假离开工作岗位综合办公室记载、汇总、存档。二、请假权限公司本部员工请假天〔含天〕之内部门主管批准天及天以上须向总经理作请假说明总经理批准后到综合办公室办理请假手续。三、请假须知:、公司本部员工请假申请表交由综合办公室存档管理。、公司员工如遇急重病或突发事故不能亲自办理请假手续必须在当日委托同事或以电话口头请假假满返回后补办请假手续不得超过三天。、员工请病假三天(含三天)以上必须附有医院证明于当日或次日交部门主管并呈报总经理处办理病假手续。、员工请假若理由不充分或妨碍工作开展部门主管可酌情不予准假、延期给假或缩短假期。、请假未核准而先行离开或假期已满且不到勤者以旷工论处。、员工若发现请假记载有误(只限当月)应即时向部门主管查询更正。四、请假管理:、公休假依法律、法规之规定并结合公司的实际情况如期休假或推迟休假。、事假需本人亲自办理提前申请一般一次不超过三天全年一般不超过二十天。超过规定期限按旷工论处且假期内不发工资。、工伤假:因公受伤经医院证明确实无法工作者准请工伤假。、婚假:公司员工结婚给假天假期内工资照发。、女员工分娩假期天特殊情况适当延长假期假期内工资照发。、员工本人或配偶的直系亲属去世一般给假天假期内工资照发。超过天后的时间段工资停发。十、临时人员管理办法一、雇用、各部门招聘临时人员应填ldquo临时人员雇佣核定表rdquo经综合办通过总经理核准后方可雇佣。、临时人员报到时各部门应向综合办提交临时人员的相关资料供综合办备案。二、管理、临时人员于工作期间可请工伤假、事病假以及婚、丧假其请假期间除工伤假外均不发给工资。临时人员的考勤、出差工地期间归项目部管理在公司期间归综合办管理。三、停止雇用临时人员于工在期间如有不能胜任工作或者工作期满雇用部门应予终止雇用终止雇用的临时人用应填写ldquo离职申请(通知单)rdquo经主管核签后送到综合办凭此结算薪资。十一、物品采购、入库、出库、归还管理办法为了切实使公司在物品采购、使用方面节省支出、降低消耗、提高物品的使用效率特制定本办法。一、物品的采购:、凡公司购买的工作所需用品原则上均纳入公司年度购物计划并填制年度购物呈报表经综合办主管核准报总经理批准备签字后方可购买。、临时急需购买之物品在保证质量的前提下价格要低于或等于市场价不得以高于市场的价格购买物品。公司本部物品采购人员在购买物品前要填写采购申请表经综合办主管核准报总经理批准签字后方可购买并作为到财务部报账的原始凭证之一。、物品的采购原则上由物品采购人员和出纳(会计)一起购买不得由一个人购买。、如所购物品属瑕疵产品或伪劣产品由采购人员负责退货若给公司造成经济损失由采购人员照价赔偿。二、物品的入库与出库:、采购人员将物品购回后要填写物品入库单凭销货发票和入库单到财务部按规定办理报销手续。入库单上必须要有经办人、物品保管人、项目部负责人签字和综合办主管的认可签字。物品入库后保管、会计要及时填写台帐。、出库:物品出库时待综合办主任签字后物品保管员和领用人员要在物品出库单上同时签字。领用耐用品要在出库单上注明出库物品的品牌、规格、型号及新旧、完好程度等情况同时注明领用事由归还时间等内容。领用消耗品数量较大时物品保管员和物品领用人员均需在物品消耗单上按要求填写相关内容并签名公司本部报综合办主管签字认可项目部报项目部经理签字认可。三、物品的归还:、领用人将所用的物品归还时物品保管员要对物品的完好状况损毁程度仔细检查并将检查情况计入物品归还记录单报综合办主管或项目部经理复检同意入库后方可入库。、如果所归还的物品损毁情况严重超出正常使用时磨损、折旧的范围物品保管员按照公司的相关规定有权要求物品领用人做出相应的赔偿并将情况上报综合办主管。四、如领用之物品价格昂贵物品损毁程度严重或丢失要将情况如实上报总经理由总经理做出处理。具体细则参考《办公用品管理制度》十二、档案管理档案管理要由专人负责明确责任保证原始资料及单据齐全完整密级档案必须保证安全。一、档案分类和内容、技术档案:包括以为代码。、销售部档案:包括以为代码。、行政人事档案包括:包括以为代码。、财务档案包括:包括以为代码。、公司电子档案:包括以为代码。、机密档案:包括以为代码、其它档案:包括以为代码二、档案的编制和要求、档案编制方式:档案要素包括档案的类别、年限、属性、密级和正文(如无法确认属性要素的由管理人员列入其他类档案区别管理)档案转入时管理员有权要求成档人员确认档案现状。档案入库管理员应进行识别并列入目录。、如编制机密档案应识别密级和机要部分的属性以确定妥善的保管方式机密档案在取得的同时应注明相关作者和涉密人员的姓名以及有权使用人员的名单、岗位和权限。、档案目录是档案查找的索引和工具目录由标题、编码、页码、密级和保存年限组成置于档案首页以便查找。、需调阅相关档案必须事先联系并取得授权。三、档案存放管理交接原则、档案按照年度建立每年度为一卷统一的年度编码在卷首标明并在档案封面上注明。、凡交接档案要求:先交验档案目录再抽样验收档案总量的各类比例相当查验有否短缺、伪造、标注不明等再抽取的档案作为流动样本验收是否符合工作流程(查流转记录或模拟流转)。档案接转时双方应约定最后签字交接的时间一般为五个工作日(供接收方查对和交接方介绍的时间)。四、档案的存、撤、销、并、分规定和流程、档案封存由管理员接收时确定封存档案的价值和属性进而编码、编目纳入档案库、档案撤销由管理员向相关部门联系并取得撤档批示在目录上标注撤档时间记入撤档子目封存六个月后自动销毁、档案销毁由管理员备案后按时销毁销毁时有两人以上在场实时监控、档案合并由管理员根据档案的相关性和同类性进行合并合并后在原目录和档案库里注明合并后的档案编码、类别、子目及案卷、档案分立根据档案的不同属性和互异性分立分立后在原目录和档案库里注明分立后的档案编码、类别、子目及案卷。、档案被其他人员借用或调阅后管理员应及时索取并按原途径归档除按规定记录使用情况外还应对档案的完整性、真实性作检查并按事实记录。、如档案不符合封存要求或借用前后有异管理员应陈述理由并查明原因及时提出要求或采取工作措施以确保档案完整、安全。、档案调阅由要求调阅人将相关人员授权证明或本岗位工作需要的证明交给管理员由管理员要根据所需调阅的档案的密级程度配合调阅。调阅不同于借用如需借用借用人需按规定填写档案资料借用单同时对所借用的资料的安全性和完整性负责。调阅必须于当天交还借用可约定日期超过约定日期需重新检验档案的真实完整性。、档案使用后回收是档案管理的一个重要环节。管理员要及时验证档案的使用后状态并对此作好记录。如发现异常情况向使用人询问并作好相关的措施以保护档案的安全。、如加密的档案使用后未及时交还使用人要给出书面的说明如有共同使用人应给出证明。如有泄露权限审批人负同等责任。、档案限密原则:由档案制作部门和人员根据档案的属性来进行限密也可由公司领导对档案进行临时限密管理员也可根据档案的性质进行限密所有已限密的档案都必须有相关密级的标识同时采取相应的保密措施。、档案保存失去其价值由管理员根据销毁档案的程序报批后销毁。销毁时要有两人以上在场互相做出证明并在档案卡上签名未解密的档案一般不销毁如有必要则由相关权限的人员自行销毁。